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不必要的等待——從行政的角度看堂會註冊

年份: 2021

作者: 姚潤平

  我以為行政工作的目的,是要透過清晰有效的程序,藉有效的聯繫及溝通,能共同快速達成工作目標。

  一個組織要在社會上有效運作,必須讓社會人士隨時知道它「當時」的正式代表是誰、怎樣的決定是有效(一般是會議結果)、何人簽署的文件具法律效力……才能順利運作及進行任何形式的交易,我們稱為「法人團體」(好像一個人,具備了獨一無二的法定身份)。因此,政府就設立有公信力的註冊組織,讓不同的團體透過「註冊」,處理上述「法人團體」的登記及查冊需要。

  聖經提及人心比萬物都詭詐,隨著社會的進步,社會上出現了好些偽善的團體,欺詐的事紛陳,於是法例必須按時作出檢討及修訂,為了配合時代轉變,希望堵塞法例中各樣的漏洞;各行各業亦成立業界規範的組織,例如旅遊業議會、銀行公會等,制訂了其專業範疇的指引及條例;稅務條例及會計準則亦在不斷的修訂中力求完善。從前非常簡單的事情,今日可能複雜了萬倍,行政工作亦如是。

  播道會於公元2000年前,一直都是以「聯會代表註冊」的模式在港註冊,各堂會及機構是聯會的附屬團體,因而共同享有慈善團體的資格,合法地存在及運作。其後因著其中幾個單位特殊的發展需要,先後零星出現堂會獨立註冊的情況。

  由從前「聯會代表註冊」的模式,到今天要推行「各單位獨立註冊」,有好些原因,我只舉一個涉及行政工作的例子,嘗試說明個別堂會進行註冊的必要性。

更改授權簽署安排緩慢困難
  就更改銀行戶口授權安排一事,須先明白下列相關事項:
  1. 聯會的會員及董事均是由堂會推薦,按聯會公司章程須經聯會周年會員大會及董事會通過接納,方可正式擔任,而董事的資料更須依法每年向公司註冊處登記及按時更新,若期間有董事變動,須於指定限期內進行資料更新,以便公眾人士隨時透過查冊得悉最新資料。
  2. 由於聯會是註冊母公司,對銀行來說,所有堂會(附屬單位)的銀行戶口都需要註冊母公司的「負責人」(指登記的「聯會董事會職員」)簽署,才視作有效。
  3. 按聯會的公司章程,各個銀行戶口規定須最少包括一位聯會董事簽署(一般授權有關堂會代表出任聯會董事的肢體負責)。

  堂會難免時有人事變動,須改派其他人出任聯會的董事,因而影響銀行授權簽署安排。程序將會如下進行:
  (1) 單位發現需要更換出任聯會董事的人選,來信聯會提出更改要求。
  (2) 聯會安排召開董事會議討論及通過更換董事人選,會議通知期最少14天。
  (3) 會議後14天內完成申報文件,將董事更替的資料交公司註冊處進行更改。(公司註冊處這時會立刻凍結公眾人士查冊聯會董事資料的權利,直至外判的科技公司完成每月一次的更新工作,一般在每月最後一天交外判公司處理,若月初遞交申請文件,月底公司註冊處才轉科技公司,最長須等候30天,外判科技公司更新所需時間約為10-15天)。
  (4) 聯會協助堂會預備銀行更改授權簽署安排的文件,並安排聯會董事會職員簽署確認。
  (5) 銀行職員按序進行審批,直至證實全部資料正確(必須包括董事資料都正確,若這時公司註冊處仍在凍結查冊的權利,銀行職員就查不到董事資料,只好將這待辦的手續暫緩,等下一次查冊,直至公司註冊處重新開放對聯會查冊的權利……)。

  不時因為有堂會「先後」提出更改董事,上述的程序在短期內有交疊的情況,期間銀行職員又可能又錯過查冊時機……曾有堂會因此足足花耗接近9個月的時間仍未能完成更改銀行戶口授權安排,下一個年度卻又旋即開始……聯會董事會職員每年要簽署逾350個銀行戶口的授權文件,困難可以想像。

  聯會辦事處的職員是十分願意繼續幫助堂會處理上述的手續,然而這一類涉及銀行手續及查冊的「等候期」,並非辦事處職員可以左右,相信現階段只有透過堂會獨立註冊,才能使這種無奈的等候不致重疊,致在進行相關手續時,更加暢順,避免因為這些手續影響或延誤聖工的發展。